Tedarik Planlama Yazılımı: Eczane ve Sağlık Ürünleri

Bir eczanenin ya da medikal ürün deposunun rafında binlerce kalem bulunur. Bazıları her gün satılır, bazıları ayda bir kez istenir ama istendiğinde bulunması gerekir. Klinik deposunda da durum benzerdir: eldiven ve sarf malzemesi düzenli tükenir, bazı özel ürünler ise yalnızca belirli işlemlerde kullanılır. Bu yazıda tedarik planlama yazılımı ile sağlık ürünleri tedarikinde stoksuz kalma riskini ve fazla stoğu aynı anda nasıl yönetebileceğinizi anlatıyoruz. Amaç, kritik kalemde rafı boş bırakmadan depoda bekleyen parayı azaltmaktır.

Tedarik planlama yazılımı sağlık ürünlerinde ne yapar?

Tedarik planlama, “neyi, ne zaman, ne kadar alacağız” sorusunun sistemli cevabıdır. Bir tedarik planlama yazılımı her ürün için geçmiş satış ya da çıkış verisinden talebi tahmin eder, tedarik süresini ve tahmin hatasını hesaba katar, sipariş noktasını ve önerilen miktarı çıkarır. Hesabın girdileri basittir: ürün kartı (kod, birim, maliyet, tedarik süresi), günlük satış ve iade hareketleri, stok bakiyesi ve açık siparişler.

Sağlık ürünlerinde bu hesabın iki özelliği öne çıkar. Birincisi, kalemlerin büyük kısmının seyrek talep görmesi. İkincisi, bazı ürünlerde stoksuz kalmanın bedelinin diğerlerinden çok daha yüksek olması. Her ürüne aynı yöntemi uygulayan bir talep tahminleme yazılımı iki konuda da zorlanır.

İyi kurulmuş bir planlama döngüsü genelde haftalıktır: satış ve stok verisi güncellenir, tahmin yeniden çalıştırılır, öneriler gözden geçirilir ve siparişler verilir. Bu döngüde yazılımın görevi hesabı yapmak; eczacının ve satın alma sorumlusunun görevi ise öneriyi bilgiyle onaylamak ya da düzeltmektir.

Seyrek satan ürünler için ayrı yöntem

Ayda birkaç kez satılan bir üründe satış serisi çoğunlukla sıfırlardan oluşur: 0, 0, 3, 0, 1, 0. Bu seride “geçen ayı tekrarla” yaklaşımı ya sıfır tahmin eder ya da tek bir sıçramayı kalıcı sanır. İki durumda da plan bozulur.

Basit ortalama da tek başına yetmez. Yukarıdaki seride altı ayda toplam 4 adet satılmış, aylık ortalama 0,67 adettir. Ama talep geldiğinde genelde birkaç adet birden istenir. Emniyet stoğu bu topaklı yapıya göre kurulmazsa istek geldiği gün raf boş çıkar.

Seyrek talep için geliştirilen Croston ailesi yöntemler, talebin ne sıklıkla geldiğini ve geldiğinde ne büyüklükte olduğunu ayrı ayrı tahmin eder. Yukarıdaki seri için sonuç “bu ürün ortalama üç ayda bir istenir, istendiğinde ortalama 2 adet gider” gibi kullanışlı bir bilgidir ve emniyet stoğu buna göre kurulabilir.

VidiStock dokümantasyonunda talebi düzgün, dalgalı, kesikli ve topaklı olarak sınıfladığını; kesikli ve topaklı talepte yalnızca Croston, SBA ve TSB yöntemlerini kullandığını açıklıyor. Yöntem seçimi geriye dönük testle yapılıyor, yani her yöntem geçmiş verinin son dönemlerinde sınanıyor ve en az hata yapan seçiliyor.

Kritik ürüne yüksek, sıradan ürüne makul servis seviyesi

Servis seviyesi, bir tedarik döngüsünde stoksuz kalmama olasılığıdır. Her ürüne yüzde 99 hedeflemek depoyu şişirir; her ürüne yüzde 90 hedeflemek kritik kalemlerde risk yaratır. Çözüm, ürünleri öneme göre ayırmaktır.

Tablodaki oranlar yalnızca örnektir; doğru hedef, stoksuz kalmanın ve stok tutmanın sizin işletmenizdeki maliyetine göre belirlenir. VidiStock’ta servis seviyesi ürün bazında girilebiliyor, boş bırakılırsa depo ya da firma varsayılanı kullanılıyor. Emniyet stoğu da bu seviyeye, tahmin hatasına ve tedarik süresindeki sapmaya göre hesaplanıyor.

Servis seviyesini yükseltmenin bedeli doğrusal değildir. Yüzde 95’ten yüzde 99’a çıkmak, yedek stoğu belirgin biçimde büyütür. Bu yüzden en yüksek hedef yalnızca gerçekten kritik kalemlere verilmelidir. Binlerce kalemi önceliklendirmek için ABC/XYZ analizi de kullanılabilir: ABC ürünleri değer payına, XYZ talebin düzenine göre sınıflar. VidiStock bu sınıflamayı da yapıyor.

Klinik deposunda servis seviyesi yalnızca satışla değil, işlem planıyla da ilgilidir. Planlı işlemler için gereken özel malzemeler takvimden önceden bilinir; bunlar tahminle değil, randevu listesine göre ayrıca sipariş edilmelidir.

Tedarikçi gecikmesini sayıyla izleyin

Sağlık ürünlerinde tedarik süresi her zaman kâğıt üzerindeki gibi gitmez. İthal ürünlerde gümrük, yerli ürünlerde üretici kapasitesi teslimi uzatabilir. Emniyet stoğu yalnızca talebin değil, tedarik süresinin de belirsizliğini karşılamalıdır.

Örneğin bir tedarikçi 7 günde teslim sözü veriyor ama son on teslimatın ortalaması 10 gün sürüyorsa, planlamada kullanılan süre 7 değil 10 olmalıdır. Aksi halde sipariş noktası her seferinde üç günlük talep kadar düşük kalır.

Bunun için her tedarikçide dört gösterge düzenli izlenmelidir: zamanında teslimat oranı, gerçekleşen tedarik süresi, red oranı ve fiyat değişimi. VidiStock bu göstergeleri bir tedarikçi karnesinde topluyor ve gerçekleşen tedarik süresi ürün kartındakinden belirgin biçimde uzadığında uyarı veriyor. Dövizle alınan ürünlerde Merkez Bankası kurlarıyla çalışıyor ve kur riskini ayrıca işaretliyor.

Tedarikçi seçerken de aynı veriler işe yarar. Biraz daha pahalı ama düzenli teslim eden bir tedarikçi, ucuz ama sürekli geciken birinden daha az emniyet stoğu gerektirir. Toplam maliyet hesabında bu fark da görülmelidir.

Eczane ve klinik deposu için kontrol listesi

• Her kalem için stok kodu, birim ve tedarikçi tanımlı mı?
• Günlük satış ya da çıkış hareketleri ve iadeler kayıtlı mı?
• Kritik ürünler ayrı bir listede ve daha yüksek servis seviyesinde mi?
• Son kullanma tarihi yakın ürünlerde ilk süresi dolan ilk çıkar (FEFO) kuralı uygulanıyor mu?
• Tedarik süreleri gerçekleşen teslimlerle güncelleniyor mu?
• Minimum sipariş ve koli katları ürün kartında yazılı mı?
• Stoksuz kalınan günler ayrıca not ediliyor mu?

Bu listedeki verilerin çoğu, bir stok planlama programı ya da envanter planlama yazılımı kullanmaya başlamadan önce hazır olmalıdır. Veri temizse bir stok optimizasyonu yazılımının önerileri de güvenilir olur; veri dağınıksa önce onu düzeltmek gerekir.

Son kullanma tarihli ürünlerde sipariş miktarı da sınırlanmalıdır. Rafta kalabileceği süre içinde satılamayacak miktarı almak, toplu alım indirimini fireyle geri ödemek demektir. Özellikle seyrek satan kalemlerde küçük ve sık sipariş daha güvenlidir.

Sık sorulan sorular

Tedarik planlama yazılımı siparişi kendisi verir mi?

Sisteme göre değişir. VidiStock siparişi tedarikçiye göndermiyor; sipariş önerisi listesi üretiyor, liste Excel’e aktarılıyor ve sipariş mevcut süreçle veriliyor.

Mevcut ERP programımızla birlikte çalışır mı?

VidiStock ERP’nin yerine geçmiyor, yanında çalışıyor. Veriyi CSV dosyasıyla ya da Netsis, Logo, Mikro ve DİA bağlantısıyla alıyor; sitesine göre bu bağlantılar beta aşamasında ve yalnızca okuma yapıyor.

Seyrek satan bir ürünü stokta tutmak gerekir mi?

Ürünün kritik olup olmadığına bağlıdır. İkamesi olmayan ve istendiğinde hemen gereken bir kalem az satsa bile stokta tutulur. İkame edilebilir niş ürünlerde ise siparişe göre tedarik daha ekonomik olabilir.

Verilerimiz nerede tutulur?

Sitesine göre bulutta her firmanın verisi ayrı bir veritabanında tutuluyor. Verinin dışarı çıkmasını istemeyen işletmeler için uygulama kendi sunucularına da kurulabiliyor.

Kısaca: sağlık ürünlerinde iyi bir tedarik planı, seyrek talebe uygun yöntem, ürüne göre ayarlanmış servis seviyesi ve tedarikçi performansının sayıyla izlenmesi üzerine kurulur. Tedarik planlama yazılımı bu üç işi her kalem için aynı disiplinle yapar; karar yine eczacının ve satın alma sorumlusunun elinde kalır.